Banyaknya jumlah arsip di lingkungan Kementerian Perhubungan memerlukan tata kelola kearsipan yang efektif dan efisien. Untuk itu dibutuhkan dukungan dari berbagai aspek, antara lain, prasarana dan sarana yang memadai. Maka Kemhub pun membangun gedung pusat arsip di Soreang, Bandung, yang diresmikan pada 29 Januari 2018.
“Ada 567 Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Kementerian Perhubungan di seluruh Indonesia. Dapat dibayangkan begitu banyak jumlah arsip yang dihasilkan, sehingga pengelolaan kearsipan sangat penting. Tentunya dibutuhkan pula sarana dan prasarana yang memadai, khususnya sarana penyimpanan arsip yang memenuhi standar penyimpanan arsip,” demikian sambutan Sekretaris Jenderal Kemhub, Sugihardjo, yang disampaikan oleh Kepala Biro Umum Setjen Kemhub, Adi Karsyaf pada acara peresmian Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang, Senin (29/1/2018).
Sebelumnya, Kemhub hanya memiliki ruang penyimpanan arsip di Bandung yang berstatus pinjam pakai dari Pemprov Jawa Barat. Saat ini, daya tampung ruang tersebut sudah tak memadai, yang diperkirakan dalam dua-tiga tahun ke depan tidak dapat menampung pertumbuhan arsip di Kemhub.
Kemhub pun merencanakan pembangunan gedung pusat arsip sejak tahun anggaran 2012, dengan langkah awal berupa proses pengadaan tanah seluas 9.800 meter persegi. Lokasinya sesuai dengan persyaratan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), salah satunya adalah di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang membahayakan keamanan fisik arsip.
Selanjutnya dilakukan perencanaan teknis pada tahun anggaran 2013 dan pembangunan awal setahun kemudian. Tahun anggaran 2016 dilaksanakan pembangunan gedung utama dan selasai pada tahun anggaran 2017.
Menurut Adi, arsip merupakan suatu unsur penting dalam suatu organisasi. “Suatu organisasi tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh pelaksanaan tata kelola kearsipan yang efektif dan efisien,” ujarnya, seraya menambahkan bahwa arsip merupakan peninggalan yang sangat penting sebagai sarana informasi dan edukasi dalam tatanan kebangsaan.
Kepala Bagian Tata Usaha Biro Umum Setjen Kemhub Syailendra mengatakan, belum semua arsip dari ruang arsip di Kota Bandung dipindahkan ke Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang, Kabupaten Bandung. “Nanti secara bertahap akan dilakukan pemindahan,” ucapnya.
Nantinya, di Pusat Arsip Kementerian Perhubungan inilah kegiatan pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan. Meliputi pemindahan arsip; penerimaan, pemeliharaan dan perawatan arsip (fumigasi); pengolahan, alih media/digitalisasi, penyimpanan, keamanan dan pengamanan (internal & eksternal); pelayanan, pemusnahan, serta penyerahan arsip statis ke ANRI.
Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif secara terpusat. Kapasitas penyimpanan gedung tiga lantai ini dapat menampung kurang lebih 103.680 boks arsip.
“Dengan dibangunnya Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan, diharapkan pengelolaan arsip inaktif lebih baik. Dengan demikian, arsip dapat terjaga dan terpelihara dengan baik, serta secara rutin arsip-arsip inaktif Kemhub dapat dipindahkan ke ANRI sebagai arsip statis untuk diselamatkan dan dimanfaatkan sebagai bahan referensi dan penelitian yang terkait dengan sektor transportasi,” tutur Adi.